今回は、顧客情報の管理について話してみたいと思います。

会社としての顧客データは、しっかりデータベース等で管理してるという場合でも、いざ利用しようという段階になると、CSV形式で出力してExcelに取り込んで表にしたりグラフにしたりという状況にいまだに遭遇します。

そうした使い方をすることによりデータベースの顧客情報がCSVファイルやExcleファイルといった形で複製されていくのです。

社員が勝手に複製を作成出来るような状況であるとすれば、情報の漏洩のリスクも非常に高く今すぐに手を打たなくてはなりません。

しかし、データベースの使い勝手が悪いために業務上やむを得ずExcel等にデータをコピーせざるを得ない場合も結構あり、中には、部署ごとに別々のExcelファイルが存在するというような場合もあります。

顧客から住所変更や役職の変更の通知が来るたびにデータベースやExcelなどいくつものファイルを手作業で更新しなければならない状況だったり、報告書等の書類作成などでCSVファイルやExcelが大活躍ということであれば、すぐにデータベースを作り直す必要があるでしょう。

また、本体のデータベースに管理したい項目が存在しないために、その足りない項目を管理するためにExcelなどの別ファイルを使用しているという場合も結構あるようです。
その場合、本来データベースに1回だけ登録すれば済むことをExcel等のファイルにも登録しなければならないわけで、考えただけでも面倒でミスがおきやすい状況であるといえます。
そのような場合も、業務に適したデータベースに作り変えるしか方法はないでしょう。

つまり、情報の更新に際して同じことを2度も3度も登録しなければならない状況に有るとしたら、今すぐ手を打つ必要が有るということです。