Category: 顧客管理
Posted by: Kurihara
データベースは、OracleやSQL Server、オープンソースで有名なMySQLやPostgreSQL、その他にもいくつもの選択肢がありますので、どのような場合でもAccessをお薦めするわけではありません。

目的や使い勝手に適したデータベースを選択することが大切で、コストやセキュリティの面など様々な角度から検討が必要です。


ところで、最近お問い合わせいただくことが多いのは、「WEBデータベース」のお話です。
ホテルやレストランなどでインターネットからの予約ができるようにしている場合で、予約等をメールで受信しそれを手作業で処理しているといった場合です。
このような場合に、「手作業によらず直接データベースにデータが入れられないのか?」と考えるのは当然であり、そのために「WEBでデータベースを利用したい」という発想になるわけです。

しかし、本当に「WEBデータベース」にする必要があるのかは検討しなくてはなりません。

特に扱うデータが個人情報等を含む場合は、セキュリティの面でもリスクが高くなることを認識する必要かあります。

最近のレンタルサーバーでは、MySQLやPostgreSQLが無料または少しのオプション料金で利用できることが多く、WEBデータベースも以前よりは身近になりましたが、WEBサーバーと同じマシンにデータベースがあるということは、万全のセキュリティとは言いがたい面もあるからです。


どのような場合に「WEBデータベース」にする必要があるかですが、単にWEBサイトの予約フォーム等から入力された情報をデータベースに取り込みたいだけならば「WEBデータベース」にする必要はないでしょう。

それに対して、WEBサイトからアカウントやパスワードを入力してもらい、データベースに登録してある情報を閲覧や更新できるようにしたりする処理が必要な場合は、「WEBデータベース」が必要になります。

「WEBデータベース」にしない場合でも、BitplusPROというソフトウェアを利用すればローカルのパソコンにあるデータベースに直接データを取り込むことが出来ますので手作業で処理する場合より格段に効率が良くなります。

つまり、簡単に言えばデータベースにWEBサイトからの情報を入力するだけなら「ローカルデータベース」、入力だけでなく閲覧や更新がどうしても必要なら「WEBデータベース」ということになります。

入力だけでなく閲覧や更新が出来たほうが便利なのは言うまでもありませんが、そのためにセキュリティの面でリスクが高くなることを鑑みて総合的に判断することが必要になるのです。
Category: 顧客管理
Posted by: Kurihara
楽天市場やYahoo!ショッピング、さらに自社サイトと複数販売窓口を設けることは売上を確保する一つの手段です。

各サイトの提供している顧客管理や売上管理等の仕組みも便利だと思います。

しかし、顧客情報が分散して管理されるという欠点もあります。
一人のお客様が必ずしも同じサイトからのみ購入するとは限らないため、複数のサイトから購入したお客様のデータはそれぞれ別々に管理されることになるのです。

たとえば、楽天市場・Yahoo!ショッピング・自社サイトそれぞれから同じお客様が購入したとすれば、各サイトのシステムでメールを送信すると同じお客様に3通の同じメールが届いてしまうことになるのです。

また、普通に考えて自社の顧客に関するデータが全て他社の管理下にあるというのも不自然な気がします。

つまり、各サイトのシステムを利用したほうが便利な部分とそうでない部分があり、その点を理解して機能を使い分けることが大切だということです。

そして、顧客データを自社の管理下で一元管理するということも検討してみてはいかがでしょうか。

具体的には、各サイトにあるデータを統合するためのデータベースを用意し、そのデータベースを自社で管理すればいいことになります。
各サイトにある顧客データは、万一の場合のバックアップとして考えることもできるので便利です。

データベースは、市販の通販管理ソフトもいくつかありますし、独自に開発することもできます。
ただし、データベースの開発はコストと時間がかかりますので、よほど特殊なものでない限り独自に開発するのはあまり現実的ではありません。

まずは、無料で使える「受注管理データベース(RODB)」を試してみてください。
これは、マイクロソフト社のAccessで開発されていて、弊社が開発販売しているメールをデータベースに取り込むソフト(BitplusPRO)やメールを一斉配信するソフト(BitMailPRO)、さらにRFM分析を行うソフト(BitRFM)などと組み合わせると注文メールから情報をデータベース化し通販業務をスピーディ且つ正確に行えるデータベースです。

2006年6月14日には、バージョンも2.2.0となり、楽天市場の注文確認メールのヘッダーから注文者のメールアドレスを自動取得(BitplusPRO使用)するなどいくつか改良が行われました。

「受注管理データベース(RODB)」の機能をフルに活用するためには、下記の有料ソフトウェアが必要ですが、下記のソフトも無料で試用できます。

BitplusPRO8.1.6 / BitMailPRO5.2.1 / BitRFM2.0.2

■各ソフトのダウンロード先
受注管理・顧客管理データベース(RODB)


BitplusPRO8.1.6
BitMailPRO5.2.1
BitRFM2.0.2

※上記3つのソフトウェアは下記のページからダウンロードできます。
無料お試しダウンロード
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Posted by: Kurihara
今回は、顧客情報の管理について話してみたいと思います。

会社としての顧客データは、しっかりデータベース等で管理してるという場合でも、いざ利用しようという段階になると、CSV形式で出力してExcelに取り込んで表にしたりグラフにしたりという状況にいまだに遭遇します。

そうした使い方をすることによりデータベースの顧客情報がCSVファイルやExcleファイルといった形で複製されていくのです。

社員が勝手に複製を作成出来るような状況であるとすれば、情報の漏洩のリスクも非常に高く今すぐに手を打たなくてはなりません。

しかし、データベースの使い勝手が悪いために業務上やむを得ずExcel等にデータをコピーせざるを得ない場合も結構あり、中には、部署ごとに別々のExcelファイルが存在するというような場合もあります。

顧客から住所変更や役職の変更の通知が来るたびにデータベースやExcelなどいくつものファイルを手作業で更新しなければならない状況だったり、報告書等の書類作成などでCSVファイルやExcelが大活躍ということであれば、すぐにデータベースを作り直す必要があるでしょう。

また、本体のデータベースに管理したい項目が存在しないために、その足りない項目を管理するためにExcelなどの別ファイルを使用しているという場合も結構あるようです。
その場合、本来データベースに1回だけ登録すれば済むことをExcel等のファイルにも登録しなければならないわけで、考えただけでも面倒でミスがおきやすい状況であるといえます。
そのような場合も、業務に適したデータベースに作り変えるしか方法はないでしょう。

つまり、情報の更新に際して同じことを2度も3度も登録しなければならない状況に有るとしたら、今すぐ手を打つ必要が有るということです。
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Posted by: Kurihara
顧客管理データには、データベースが不可欠であるが、既製品の顧客管理システムがそのまま都合よくピッタリということはほとんど無いので、顧客データを活用しようと思えば、専用に開発することになる。

そこで、通常は開発を専門の会社に委託することになると思うが、正直なところ、何をどのように伝えたらいいのか分からない。

データベースなどめったに作るものではないので、どれぐらいかかるか金額も期間も想像出来ない方がほとんどだと思う。

しかし、自動車が何で動くが原理を知らなくても、アクセルを踏めば動くように、データベースの仕組みなど興味が無ければ知る必要は無いのである。

肝心なことは、「アクセルを踏めば動く」の部分で、どのように使いたいかなのである。

もっと具体的にいうとポイントは、何のデータが入力されて、どのように出力するかということをはっきりさせること。
それに尽きる。

データベースへのINPUTとOUTPUTが明確になれば、途中はプロが何とかしてくれる。

年賀状のソフトが良い例で、年賀状に必要な住所氏名を入力して年賀はがきを印刷する(出力)、これが骨格であり、それに様々な機能が追加されているだけなのである。

それと、もう一点肝心なことは、業務内容を出来るだけ詳細に伝えることである。

この二点を守ることが、良いシステムを開発するポイントである。
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Posted by: Kurihara
インターネット通販など物品販売を行う場合、購買履歴の管理は
重要です。
誰がいつ何をいくらで購入したかを記録しておけば、RFM分析
利用できるなど今後の営業にも役立ちます。
顧客管理でお客様の会社名や住所、電話番号等はどこでも管理
していると思いますが、購買履歴は意外と管理していない会社も
多いと思います。


購買履歴の最低限の管理項目は、次の4項目です。
 1.購買日
 2.購買金額
 3.商品
 4.数量
この4つの項目が今使っている顧客管理システムにあるかどうか
をチェックして、もしなかったり、あっても使っていないといった場合
は、すぐに何とかすべきでしょう。
購買履歴は、過去に遡って入れるのは非常に面倒なので、できる
だけ早くはじめるに限るのです。

データが少ない時は、正直あまり役に立たないので、挫折してし
まいそうですが、履歴の入力をデータベース自動入力ソフトBitplusPROを使うなどして出来る
限り自動化するなどしてだまされたと思って蓄積してみてください。

購買金額が多いお客様
購買の回数が多いお客様
特定の商品を繰返し購入しているお客様

など様々な状況を正確に把握できるようになりますし、お問合せや
次に何をいつごろ勧めるかなど営業にも利用できるようになります。

蓄積した購買履歴は、顧客分析・営業戦略立案ツール BitRFM
を使用すると簡単にRFM分析できます。
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Posted by: Kurihara
インターネット通販は、実店舗を構えるよりはるかに少ない投資で
商売をはじめられるので売れる商材があれば結構儲かる可能性は
秘めている。
楽天市場、Yahoo!ショッピング等のインターネットのショッピングモール
に出店すれば、多少コストはかかるが誰でもショップを開くことが出来る。
顧客管理の機能もあるので、便利といえば便利である。
しかし、一つのインターネットモールにだけ(例えば楽天市場だけ)
出店している場合は、それで問題なくても複数のモールに出店する
ようになると顧客データがモール側にあるだけだと、どうにも都合が
悪くなってくる。
さらに、モール以外に自社サイトでの販売もはじめようものなら、顧客
データがどんどん分散してどうにもならなくなる。
顧客は、いつも楽天から購入してくれるとは限らず、2回目はYahooから
注文してくる可能性もあるし、3回目は自社サイトからということもある。
そうなると、その顧客のデータは3つに重複してあることになり、仮に
メールを各モールのシステムから出すと、一人の顧客に3通もメールが
届くようなことにもなってしまう。
それを避ける為には、やはり多少面倒でも自社の管理下に顧客データを
おくことは避けて通れない。

顧客データを管理するには、データベースが不可欠。
そこで、試してみて欲しいのが、無料で手に入る受注管理・顧客管理データベース
楽天市場やYahooからの注文確認のメールの情報を管理できる優れもので
ヤマト運輸のB2、佐川のe飛伝、西濃のカンガルーマジックなどにも対応し
ている。
自社で顧客データの管理を検討するのであれば、試してみて損はない。